Efter förra inlägget om min fyrastegsprocess för förändring och utveckling (klicka här för att läsa föregående inlägg) har jag funderat över tid och brist på tid. Jag har inom ramen för min utbildning vid Linköpings universitet arbetat med en studie vars syfte var att beskriva och förstå hur mellanchefer jobbar med sin utveckling. Sex mellanchefer inom privat och offentlig sektor intervjuades om sitt lärande. De intervjuade hade längre erfarenhet av chefsroller, mellan sju och fjorton år. Studiens allra tydligaste resultat handlade om tidsbrist.
”Ting tager tid”
Piet Heim
Vardagsfilosof och författare
”Ting tager tid” (saker tar tid) är Piet Heins mest kända gruk (en gruk är en kort, filosofisk dikt). Denna enkla rad har blivit ett slags måtto för tålamod och acceptans i en värld som ofta kräver snabba resultat. Hein påminner oss om att verklig förändring, förståelse och kreativitet inte kan forceras – det behöver tid. En stående tid i planeringskalendern fungerar som ett skydd mot att all tid går åt till möten och akuta ärenden. Studien om mellanchefers lärande visade dock att många mellanchefers – och säkerligen fler med dem – planerade tid för egen reflektion ofta skjuts på framtiden och i sämsta fall ställs in, på grund av andra brådskande uppgifter.
”Tankar Tar Tid”
Bodil Jönsson
Professor emeritus Lunds universitet
och författare
Starta dagen med tydlighet
Författaren Bodil Jönsson säger att ”Tankar Tar Tid”. Att ha en stående tid i kalendern för planering och reflektion är ett kraftfullt verktyg för att skapa struktur, minska stress och stärka ditt ledarskap. Jag startar (nästan) varje morgon med mina egna tankar och penna, växelvis med den varma koppen, i handen. En kort planeringsstund varje morgon är en investering i din arbetsro och din förmåga att leda dig själv. Att veta vad du ska göra och när skapar trygghet. Du slipper känna dig överväldigad av en omfattande, otydlig att-göra-lista och kan i stället ta dig an dagen med fokus och lugn.
Genom att ta några minuter för att planera får du en överblick över vad som är viktigast. Det hjälper dig att undvika att fastna i reaktiva uppgifter (brandsläckning) och i stället fokusera på det som verkligen gör skillnad. När du aktivt väljer dagens viktigaste uppgifter, minskar risken att du lägger tid på det som är bråttom men inte viktigt. Den forne amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower höll 1954 ett tal i Illinois där han citerade en universitetsrektor: ”I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Du har säkert stött på Eisenhower-matrisen tidigare. Men eftersom jag samlar på fyrfältare, kan jag inte låta bli att ta med den.
Du kan placera alla dina uppgifter i matrisen och på så sätt få hjälp med att sortera dem utifrån kriterierna viktigt och brådskande. Uppe till vänster i matrisen placerar du de uppdragen som ska utföras direkt: viktigt och bråttom. Är uppgiften viktig men inte av akut karaktär, läggs uppgiften in i ditt planeringsverktyg för att checkas av vid ett senare tillfälle. De ”to-do” som är brådskande men inte viktiga, delegerar du. Och det som varken är viktigt eller bråttom att göra ska elimineras direkt.
”What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”
Ostyckad tid
I en arbetsvardag fylld av möten, notiser och snabba avbrott är det lätt att tiden styckas upp i småbitar. Men för att kunna tänka klart, fatta kloka beslut och göra ett bra jobb behöver vi något som blivit en bristvara: ostyckad tid. Det Bodil Jönsson kallar ostyckad tid är sammanhängande, ostörd tid där vi får vara helt fokuserade. Det är när du får arbeta koncentrerat med en uppgift utan att bli störd – inte ens av dig själv. Det är då du kommer in i ett arbetsflöde, får djupare tankar och gör färre misstag. Det är också då du hinner tänka klart, snarare än att bara reagera. Ostyckad tid är inte en lyx – det är en förutsättning för kvalitet, arbetsglädje och hållbar prestation. Genom att skydda den skapar du inte bara bättre resultat, utan också mer arbetsro och mindre stress.
Så skyddar du din ostyckade tid:
- Blockera tid i kalendern för fokusarbete – och håll den helig.
- Stäng av notiser under dina viktigaste arbetspass.
- Informera kollegor om när du är tillgänglig – och när du inte är det. En kultur, där man exempelvis använder sig av statusfunktioner i O365 där grön plupp indikerar att du är ledig för samtal, kan bidra till att skydda ostyckad tid.
- Skapa en rutin för att starta upp uppgifter – ge dig själv ställtid.
Ställtid
Ibland tänker jag att jag är bra på att multitaska, men det är jag inte. Det är svårt för oss människor att göra flera saker samtidigt, särskilt när det gäller uppgifter som kräver koncentration. Genom ett konkret exempel med huvudräkning medan man läser, illustrerar Bodil Jönsson hur lätt vi tappar fokus. Poängen är tydlig: vi är inte skapta för att multitaska i komplexa situationer. För att kunna arbeta fokuserat krävs ostördhet – inte bara från omgivningen, utan även från våra egna tankar. Bodil pratar om ställtid, som är den tid det tar att förbereda sig inför en uppgift. Det kan handla om att ställa i ordning verktyg, tänka sig in i en uppgift eller skapa rätt förutsättningar för att kunna börja. Ställtid förekommer i många sammanhang:
- I köket: kockens mise en place
- I verkstaden: tiden för att ställa om maskiner
- I stallet: sadla hästen
- På flygplatsen: incheckning och security innan flighten
Det är viktigt att känna igen olika uppgifters behov av ställtid och att vårda den investering man gör när man väl har ostyckad tid och kommit in i ett arbetsflöde.
Varmt lycka till!
💚 Åsa
Snyggt. Gillar ordet och resultatet av ostyckad tid skarpt
Tack Mats. Ja, ostyckad tid är värdefull för att pricka av to-do-listan och få saker gjorda.
/Åsa
Pingback: Sociala aktiviteter, arbetsglädje och kul på jobbet — inte bara trevligt - inMint